Centra usług i producenci z Małopolski
W Krakowie działają centra finansowo-księgowe międzynarodowych koncernów, które prowadzą rozliczenia polskich spółek z grupy. Obok nich w Małopolsce pracują producenci żywności, farmaceutyków, wyrobów chemicznych i elektroniki.
Typowa sytuacja wygląda tak: dane o przywozie i wywozie są w systemie grupy, a centrum usług ma je zamienić w polskie zgłoszenie. Problem w tym, że systemy grupy nie znają polskich wymagań, a zespół zmienia się szybciej niż procedury.
Jasny podział zadań między SSC a nami
Najlepiej działa prosty podział: centrum usług przekazuje do określonego dnia miesiąca raport z systemu, a my odpowiadamy za resztę, czyli za kody CN, kraje, masy, kontrolę kompletności, wysyłkę w PUESC i archiwum. Nie trzeba szkolić kolejnych osób z zasad Intrastatu.
Wszystkie ustalenia zapisujemy w krótkiej instrukcji procesu: skąd pochodzą dane, kto zatwierdza zgłoszenie, jak postępujemy z korektami. Taka dokumentacja przydaje się przy audytach wewnętrznych grupy i przy zmianach w zespole.
- Stały kalendarz przekazania danych i wysyłki zgłoszeń
- Instrukcja procesu w języku polskim i angielskim
- Miesięczne potwierdzenie złożenia dla każdej spółki
Przykład
Przykładowa sytuacja
Krakowskie centrum usług prowadzi księgi trzech polskich spółek europejskiego koncernu. Każdego miesiąca jedna osoba z zespołu przygotowywała zgłoszenia ręcznie, a przy jej urlopie termin był zagrożony.
Centrum przesyła nam teraz raporty z systemu do 5. dnia miesiąca. Zgłoszenia trzech spółek wysyłamy w PUESC, a potwierdzenia i krótki raport trafiają do zespołu przed terminem.
Opis przykładowy, ilustrujący typową sytuację firm z regionu.